Meetings stehen zu unrecht in schlechtem Ruf, haben Sie doch zahlreiche Vorteile, die man sich viel zu selten bewusst macht:

1) Sie können Kraft schöpfen!

Im gewöhnlichen Meeting wird weder gearbeitet noch werden Entscheidungen getroffen. Ein kostbarer Freiraum der Entspannung im aufreibenden Arbeitsalltag! Während vorne die Powerpoint-Präsentation vor sich hin schnurrt, können Sie im Halbdunkel ein schönes Schläfchen halten. Wussten Sie, dass der Anglizismus 'Powernap' von 'Powerpoint' kommt?

2) Sie können Ihren Selbstwert wiederentdecken!

Wie geht das? Ganz einfach: Sie sitzen im Meeting und spätestens nach einer Viertelstunde wird Ihnen bewusst, wie dringend Sie jetzt anderswo gebraucht würden, wie wertvoll Ihre Anwesenheit an anderen Orten wäre! Mit jeder Minute, die sinnlos verrinnt, wird Ihnen die Wichtigkeit Ihrer Person für andere Aufgaben bewusst. Unterstützen Sie diesen psychologischen Prozess, indem Sie innerlich sagen: 'Ich bin wertvoll, denn ich werde jetzt anderswo dringend gebraucht!'

3) Sie können Multitasking üben!

Meetings bieten ein schönes Trainingsfeld für paralleles Nachdenken. Hören Sie mit halbem Ohr zu und erledigen Sie nebenher effizient Ihre Wochenendplanung! Machen Sie sich Notizen zu anderen Themen! Checken Sie Ihre E-Mails!

4) Sie können Geselligkeit pflegen!

Meetings sind der klassische Ort fürs Reden um des Redens willen, die perfekte Gelegenheit für eine ergebnisentlastete, unbefangene Plauderei im Kollegenkreis. Beziehungsspiele und Gruppendynamik gibt es kostenlos dazu, das spart Ihnen gleich noch die Kosten für Kommunikationsseminare und Teamentwicklung!

Schlechte Standard-Meetings gelingen nicht von alleine. Wie auch in anderen Bereichen der IT haben sich im Lauf der Jahre Standards und Best Practices herausgebildet, so z.B. das MOF (Meetings Obstruction Framework):

• Verzichten Sie auf eine Agenda. Seien Sie offen für das, was sich aktuell als wirklich wichtig erweisen wird!
• Halten Sie den Zeitrahmen offen. Das schafft eine lockere Atmosphäre und schränkt den kreativen Prozess der Gruppe nicht unnötig ein.
• Laden Sie möglichst viele Beteiligte ein! Je mehr Personen Sie einladen, desto mehr Stimmen können Gehör finden. Zudem werden die Reputation Ihres Projekts und damit Ihre eigene Reputation im Unternehmen steigen!
• Seien Sie vorsichtig beim Einladen von Entscheidern und wichtigen Informationsträgern! Diese Menschen haben viel zu tun und können zur Not auch auf anderen Wegen in die Arbeit eingebunden werden.
• Stellen Sie im Meeting-Raum WLAN oder Netzwerkanschluss sicher, damit die Teilnehmer parallel wichtige Arbeiten erledigen können!
• Treffen Sie sich doch mal in der Kantine! Das gibt allen ein lockeres Gefühl und verbildlicht die Verzahnung von Arbeit und Freizeit. Botschaft: Wir arbeiten sogar beim Essen!
• Mitschreiben stört den kreativen Fluss. Das gilt für Teilnehmer wie für Moderatoren!
• Verzichten Sie auf alle Formen von Visualisierung. So üben sich Ihre Teilnehmer im sinnerfassenden Zuhören und entwickeln die Fähigkeit, sich auch komplexeste Sachverhalte ohne Hilfsmittel vorzustellen.
• Keine Protokolle! Protokolle verführen die Teilnehmer dazu, nicht mitzudenken!
• Vermeiden Sie explizite Aufgabenverteilungen und to-do-Listen! Solche Formalitäten verhindern echtes persönliches Commitment des einzelnen Mitarbeiters. Wer sich wirklich mit einer Aufgabe identifiziert hat, vergisst sie auch nicht!
• Seien Sie authentisch und ungeschminkt im Feedback! Wie sollen die anderen aus Fehlern lernen, wenn man ihnen ihre Fehler nicht so deutlich wie möglich unter die Nase hält?
• Verzichten Sie auf eine Sitzungsleitung. Das ist veralteter autoritärer Führungsstil, der nicht mehr in die heutige Zeit passt.
• Wenn Sie der Chef sind, sind Sie der Chef und sollten das den anderen auch deutlich machen. Lassen Sie sich auch in technischen Detailfragen, von denen Sie nichts verstehen, nicht von den Fachleuten das Heft aus der Hand nehmen!
• Zeigen Sie Ihre Fachkompetenz durch Fachvokabular, besonders in der Kommunikation zwischen IT und Fachabteilungen!
• Verletzten Sie niemals das BLA (Boring Level Agreement) Ihres Unternehmens. Die Teilnehmer eines Meetings erwarten das gewohnte, über viele Jahre eingepegelte sensible Gleichgewicht von Langeweile und scheinbarer Arbeit. Irritieren Sie die Teilnehmer nicht durch methodische Neuerungen!

BLA - 'Boring level agreement'
MOF - 'Meetings obstruction framework' (dt. auch als 'Meetings ohne Freude' bzw. 'Menschen ohne Freunde')

Der genaue Arbeitsauftrag, Burschi! Der genaue Arbeitsauftrag! Was predigst Du den Leuten dauernd? Und selber zu doof ...

Books letzten Montag zu Seminarbeginn wieder mal mit einer Kiste Flohmarktkrimskrams. Statt öder Vorstellungsrunden lieber so: 'Suchen Sie sich doch bitte zwei Objekte, die für Sie zwei wesentliche Aspekte des Projektmanagements verkörpern!' [..] 'Ja ... was haben Sie gewählt, und wofür steht das für Sie?'



Die Dame Mitte rechts, Projektleiterin im Bereich Soundso, zeigt als zweiten Gegenstand die zum Himmel flehenden Hände Dürers. 'Denn wissen Sie, Herr Books, manchmal hilft dann einfach nur noch Beten!'

"Die tatsächlichen Termine sind die Zeitpunkte, zu denen ein Vorgang im Projektverlauf wirklich beginnt. Diese können von den geplanten Terminen abweichen."

[Albuschat 'Praktische Projektplanung mit Microsoft Project', 2004]

Woche vorbei. 'B' wie 'Books' bei den Airlinern. Agent 004, in der Rolle als Dozent geschickt durch die Security gekommen. Verberge das Offensichtliche! Ich kann ja sehr seriös dreinschauen. Also Vorgangsknotennetzplandiagramme und so. Im Seminarraum daneben Stewardessen-Training. Man kann's schlechter treffen, mal so optisch gesehen. Mein Name ist Books. James Books. Das Hotel allerdings unsäglich, was haben Sie da wieder gebucht, Moneypenny! Und schon wieder kein Web! Vorn in der Crew-Lounge könnte man, zwischen Kapitänen und großen Blonden, aber das kommt nicht in Frage, way too busy. Pluspunkt: Leckere kleine Kuchen im Automat der Caféteria! Zeitgewinn und KartoffelPuffer ist alles! Und ewig rascheln die Flipcharts!

Sometimes the hardest work in project meetings is to stay awake ...

Seminarvorbereitung (Home office):



Seminardurchführung (Schulungsraum des Kunden):



Es folgt die Seminaraufräumung (Home office).

Seminar zu Grundlagen des Projektmanagements. Eine Entscheidung während der Vorbereitung lautet: Ist es besser, die Verfahren an genau dem Typ von Projekten zu erläutern, in dem die TeilnehmerInnen täglich beschäftigt sind? Oder ist es besser, etwas ganz anderes zu nehmen? Für IT-Fachleute also kein IT-Projekt, sondern z.B. den Bau einer Garage.

Für letzteres spricht, so meine ich, einiges:

1. Die 'Ungewohntheit' des Demonstrationsprojekts fordert und generiert automatisch einen höheren Level von Aufmerksamkeit; sogar eine leichte Irritation wäre OK. Wer 'Bekanntes' zu hören meint, der hört nicht so genau hin: 'Kenn ich schon'.
2. Wenn in Übungen dann Elemente aus fachspezifischen Projekten behandelt werden, muss wiederum der Transfer von 'Garagenbau' (anhand dieses Beispiels wird der jeweilige neue Input eines Seminarmoduls präsentiert / durchgespielt) zu 'IT' geleistet werden.
3. Die Teilnehmer sind z.T. bereits erfahrene (Teil)Projektleiter. Die gängigen PM-Vokabeln dürften Ihnen also nichts Neues sein. Die Übertragung dieser scheinbar so abstrakten bzw. technikspezifischen Vorgehensweisen auf einen 'alltäglichen' Phänomenbereich wie Backsteine, Installationsrohr etc. bietet die Chance, dieses Wissen noch einmal interessant durchzurühren. Zugleich anschaulicher (Backstein auf dem Tisch) UND abstrakter.
4. Die Abbildung des PM-Instrumentatiums auf einen auf den ersten Blick 'nichtkomplexen' Bereich des Alltags (z.B. Garagenbau) verdeutlicht die Universalität des PM-Ansatzes. Letztlich geht es ALLGEMEIN darum, 'how we get things done'. Der Bogen zum persönlichen Aufgaben- und Zeitmanagement kann leichter geschlagen werden.
5. Bei inhomogenen Gruppen werden Unterschiede in Fachkenntnissen und Erfahrungsbreite nivelliert. Jeder kann mitmachen. Jeder hat schon eine Garage gesehen und kann sich vorstellen, was alles zu tun ist, damit dort, wo früher Wiese war, am Ende das gut geschmierte Tor der Erkenntnis sich öffne.

Risiken:

1. Die TN bekommen den Eindruck, es handle sich um ein bequem runtergenudeltes Standardseminar, das zu wenig auf ihre spezifischen Interessen ausgerichtet ist. Books hat das schon mal (als Teilnehmer) erlebt (aua).
2. Der Dozent wird entsprechend schlecht bewertet. 'Der kommt ja gar nicht aus unserer Branche' bis 'Na, richtig Ahnung hat der ja keine!' etc.
3. Den Teilnehmern wird die Relevanz und Umsetzbarkeit der Inhalte für ihre tägliche Arbeit nicht deutlich.